Privaatsuspoliitika, isikuandmete töötlemine

1. Isikuandmete töötlemine

1.1 Sillamäe Linnavalitsus (edaspidi linnavalitsus) kui ametiasutus täidab avaliku võimu ülesandeid. Lähtudes isikuandmete kaitse seadusest töötleb linnavalitsus andmeid vaid ulatuses, mis on vajalik talle pandud avalike ülesannete täitmiseks.
1.2 Isikuandmete töötlemine on igasugune isikuandmetega tehtav toiming, sh isikuandmete kogumine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine ja avalikustamine, juurdepääsu võimaldamine, päringute teostamine ja väljavõtete tegemine, kasutamine, edastamine, ristkasutamine, ühendamine, sulgemine, kustutamine või hävitamine, või mitu eelnimetatud toimingut, sõltumata toimingute teostamise viisist ja kasutatavatest vahenditest.

1.3 Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul isiku enda algatus.

Isikuandmeid töödeldakse:

1.3.1 isikute poolt esitatud avalduste täitmisel;
1.3.2 esitatud teabenõuete, selgitustaotluste ja märgukirjade menetlemisel;
1.3.3 ürituste korraldamisega seotud dokumentide menetlemisel;
1.3.4 vabade ametikohtade täitmiseks korraldatavatel konkurssidel osalemisel;
1.3.5 muudel juhtudel.

1.4 Linnavalitsuse algatusel võib isikuandmete töötlemine toimuda:
1.4.1 seadustest tulenevate toimingute ja järelevalvetoimingute teostamisel;
1.4.2 hangete läbiviimisel;
1.4.3 lepingute sõlmimisel;
1.4.4 statistiliste aruannete esitamisel.

1.5 Vastavalt isikuandmete kaitse seadusele on õigus igaühel tutvuda tema kohta kogutud isikuandmetega ning teada saada, millises ulatuses ja eesmärgil on teda puudutavaid isikuandmeid töödeldud. Kui isiku andmed on muutunud või muul põhjusel ebatäpsed, siis on isikul õigus nõuda vastavate paranduste tegemist.
1.6 Juhul kui isiku hinnangul on linnavalitsus kogunud või kasutanud tema andmeid ebaseaduslikult või ei väljasta isikule tema kohta käivaid andmeid, siis on tal õigus pöörduda vastavasisulise kaebusega Andmekaitse Inspektsiooni või halduskohtu poole.

2. Isikuandmete avalikustamine

2.1 Linnavalitsuse kui ametiasutuse tegevus on avalik ja oma tegevuse käigus kogub ja töötleb ametiasutus isikuandmeid ja isikute eraelu puudutvat teavet. Mõnel juhul võivad isikuandmed- eelkõige isiku nimi ja pöördumise fakt saada teatavaks kolmandatele isikutele või võidakse avalikustada linnavalitsuse dokumendiregistris.
2.2 Isikuandmed avalikustatakse ainult juhul, kui avalikustamise kohustus tuleneb seadusest.
2.3 Eraisikute kirjad (nii asutusse saabunud kui ka asutusest välja saadetud) registreeritakse elektroonilises dokumendiregistris DELTA. Dokumendiregistrile on kõikidel juurdepääs Sillamäe linna veebilehelt (https://www.sillamae.ee/dokumendiregister).
2.4 Avaliku teabe seadusest (§ 12 lg 3) lähtuvalt märgitakse dokumendiregistrisse kirja saatja ja saaja kohta nimi, aadress ja muud kontaktandmed. Dokumendiregistri avalikust vaatest on võimalik näha ainult isiku nime (aadressile ja kontaktandmetele ligipääsu ei ole). Kui dokumendiregistri väljadel olevast infost ilmneb teave, mis avaliku teabe seaduse (§ 35) alusel võib riivata kirja saatja eraelu on dokumendiregistri avalikus vaates näha kirja saatja või saaja nime initsiaalid. Muul juhul avalikustatakse dokumendiregistris kirja saaja või saatja ees- ja perekonnanimi.
2.5 Vastavalt kohaliku omavalitsuse korralduse seadusele (§ 23 lg-d 1 ja 5, § 31 lg 1, § 51 lg-d 6 ja 7) kohaliku omavalitsuse volikogu ja linnavalitsuse õigusaktid (määrused, otsused ja korraldused) ning komisjonide koosolekute protokollid olema igaühele kättesaadavad. Õigusaktid ja protokollid tehakse kättesaadavaks dokumendiregistri kaudu. Linnavolikogu ja linnavalitsuse määrused avaldatakse Riigi Teatajas ja need jõustuvad kolmandal päeval pärast avaldamist, kui määruses ei ole sätestatud hilisemat tähtpäeva.  Õigusaktides ja protokollides ei avalikustata isikute elukohti ning kontaktandmeid (v.a. vajadusel juriidilised isikud). Kui õigusakt sisaldab lisaks isiku nimele ja kontaktandmetele muud seaduse alusel asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teavet, õigusakti ei avalikustata (kohaliku omavalitsuse korralduse seadus § 31 lg 2 ja § 51 lg 8). Kui õigusakti või protokolli sisu on valdavalt asutusesiseks kasutamiseks mõeldud teave, õigusakti või protokolli ei avalikustata.

2.6 Vastavalt haldusmenetluse seadusele (§ 31) on ametiasutusel õigus dokumendi resolutiivosa avaldada kas üleriiklikus või kohalikus ajalehes või internetipõhises väljaandes „Ametlikud Teadaanded". Dokumendi resolutiivosa avalikustatakse, kui
2.6.1 dokument on vaja kätte toimetada enam kui sajale isikule;
2.6.2 puuduvad andmed menetlusosalise aadressi või elektronposti aadressi kohta või kui menetlusosaline ei ela teadaoleval aadressil ja tema tegelik viibimiskoht ei ole teada või kui füüsiline isik ei kinnita elektrooniliselt edastatud dokumendi kättesaamist ning dokumenti ei ole muul viisil võimalik kätte toimetada;
2.6.3 haldusakt on vaja avalikult teatavaks teha ja haldusakt ei kuulu avaldamisele Riigi Teatajas.

2.7 Internetipõhises väljaandes Ametlikud Teadaanded avalikustab ametiasutus isikuandmeid ka juhul, kui seda näeb ette eriseadus või selle alusel antud õigusakt (vt Riigi Teataja seadus § 13, Ametlike Teadaannete põhimäärus).
2.8 Vastavalt avaliku teabe seadusele (§ 438) andmekogudes, mille pidaja on linnavalitsus, isikuandmeid ei avalikustata, v.a juhul, kui isikuandmete avaldamise kohustus ei tulene seadusest.

3. Isikuandmete edastamine kolmandatele isikutele

3.1 Eraisikutele edastatud või eraisikutelt saadud dokumendid on valdavalt juurdepääsupiiranguga, kuna õigusaktidega sätestatud nõuetest lähtuvalt sisaldab isiku kiri selle saatja või saaja elukohaandmeid, telefoninumbrit, e-postiaadressi. Eelloetletud andmeid loetakse isiku eraelu puudutavaks teabeks ning see ei kuulu kolmandatele isikutele avalikustamisele (v.a kui isiku nime või kontaktandmeid on kasutatud juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muu kirjas märgitud teabe osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused sätestab avaliku teabe seadus (§ 35).
3.2 Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastab linnavalitsus dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja, kohus, järelevalveasutus jms). Kui linnavalitsusele saadetud kirjale vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastab linnavalitsus selle vastavale asutusele, informeerides sellest ka kirja saatjat.
3.3. Kui kirjaga, mis on linnavalitsusele saadetud või linnavalitsusest väljastatud, soovitakse tutvuda teabenõude korras, analüüsib linnavalitsus teabenõude saamisel, kas taotletavat dokumenti saab muutmata kujul väljastada või tuleb seda töödelda nii, et juurdepääsupiiranguga teave ei satuks kolmandate isikute valdusse. Igal juhul kaetakse väljastatavas dokumendid kirja saaja või saatja kontaktandmed (aadress, e-posti aadress, telefoninumber). Linnavalitsus avaldab isikuandmeid ainult asja menetlemiseks ning menetlusega seotud isikutele minimaalselt, s.o asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.
3.4 Haldusmenetluse seaduse § 37 lõigetele 2 ja 3 tuginedes võimaldatakse haldusmenetluses menetlusosalistel toimiku ja dokumentidega tutvuda ametiasutuses ametiisiku juuresolekul. Ametiisik peab tagama, et dokumentidega tutvumisel ei avaldata teiste menetlusosaliste eraelu puudutavaid andmeid.
3.5 Väärteoteate esitaja andmed avaldab ametiasutus teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Väärteomenetluses ei tagata tunnistaja anonüümsust (v.a korruptsioonivastase seaduse § 6 lõike 2 alusel korruptsioonijuhtumist teatamisel ja lastekaitsega seotud ülesannete täitmisel).
Jõustunud väärteootsused registreeritakse ka karistusregistris. Ligipääs karistusregistrisse on piiratud, andmeid saab küsida karistusregistri seaduse 3. peatükis sätestatud korras.

4. Õigus tutvuda enda andmetega

4.1 Igaühel on õigus küsida ametiasutuselt enda kohta käivaid isikuandmeid ning teavet ning õigus tutvuda kõikide tema kohta kogutud andmetega. Seda õigust võib piirata üksnes seaduse alus. Igal isikul õigus saada teada:
4.1.1 milliseid isikuandmeid tema kohta ametiasutuses kogutakse ja on kogutud;
4.1.2 millisel eesmärgil ning millisele seadusele või muule õigusaktile tuginedes tema andmeid töödeldakse;
4.1.3 millistele isikutele või asutustele on tema isikuandmeid edastatud.

Enda andmete töötlemise kohta on linnavalitsuselt võimalus saada informatsiooni või tutvuda andmetega esitades vastava avalduse Sillamäe Linnavalitsuse kantseleisse Kesk 27, 40231, Sillamäe või e-posti aadressile [email protected] või otse konkreetset teavet omavale ametnikule.

4.2 Isikuandmete väljastamiseks peab andmete väljastaja olema veendunud, et tegemist on just selle isikuga, kellel on õigus vastavaid andmeid saada. Seetõttu peab andmete taotleja vajadusel oma isikusamasust või andmete taotlemise õigust tõendama. Kui telefoni teel tehtud päringu puhul ei ole ametnikul võimalik veenduda, et andmeid küsib õigustatud isik, on ametnikul õigus paluda taotluse esitamist kirjalikult koos vajalike tõenditega.

4.3 Riiklikest registritest, millesse andmeandja on ametiasutus (Eesti rahvastikuregister, sotsiaalteenuste- ja toetuste andmeregister; majandustegevuse register, riiklik ehitisregister, riigi maakataster, kinnistusraamat, Eesti Hariduse Infosüsteem, Tervisekassa, kohustusliku kogumispensioni register, e-toimiku infosüsteem) saab enda kohta käivaid andmeid kontrollida ka riigiportaali www.eesti.ee e-teenuse (rubriik „Kodanikule") kaudu.

5. Kaamerate kasutamine Sillamäe Linnavalitsuse hoones

5.1 Kaamerate kasutamise eesmärk ja õiguslik alus. Jälgimisseadmeid kasutatakse Sillamäe Linnavalitsuse hoone (Kesk 27) territooriumi, sissepääsude ning osaliselt koridoride ja istungite või koosolekute ruumi jälgimiseks. Jälgimisseadmeid kasutatakse  isikute ja vara kaitseks (IKS § 14 lg 3).
Ohud varale ja isikutele on täiteavade (uksed, aknad) lõhkumine, sissemurdmine, vargus, vara rikkumine või hävitamine, juurdepääs piiranguga teabele, vägivallakuriteod. Ohud võivad olla erineva tõsidusega alates ebaolulisest kuni väga raskete tagajärgedeni ning ohtude realiseerimise tõenäosus on alates väga väikesest (kord 20 aasta jooksul) kuni keskmiseni (kord 5-10 aasta jooksul). Jälgimisseadmete kasutamine on ohtude tõsidust ja tõenäosust silmas pidades proportsionaalne meede, sest hoone ja teenistujate kaitse on korraldatud ööpäev läbi ning võimalik on jälgida erinevaid hoone osasid, ilma et korraldada mehitatud valvet mitmete turvatöötajatega. Jälgimisseadmed on valitud ja seadistatud minimaalsuse põhimõttest lähtuvalt, et jälgida hoone perimeetrit Kesk 27 maaüksusel ning peamisi liikumiskohti hoone üldkasutatavates ruumides (sissepääsud, koridorid, nõupidamiste ruumid) ning kogutud andmeid kasutatakse ainult nende kogumise eesmärgist lähtuvalt vahetu ründe avastamiseks või õigusrikkumise tuvastamiseks. Seadmete kasutamisest teavitatakse vastavalt IKS § 14 lg 3 nõuetele – nähtavetesse kohtadesse jälgimisalal on paigaldatud teavitused.

5.2 Jälgimissüsteemi lühike kirjeldus. Jälgimissüsteem koosneb hoone ümbrust, sissepääse ning osaliselt koridoride ja istungite või koosolekute ruumi jälgivatest kaameratest, salvestusseadmest ning monitorist.

5.3 Salvestiste säilitamine. Salvestisi säilitatakse 16 kalendripäeva. Jälgimisseadmestiku kaudu õigusrikkumiste avastamisel rikkumised dokumenteeritakse ja salvestist säilitatakse vastavalt dokumendi säilitamise tähtajale.

5.4 Kellel on juurdepääs jälgimissüsteemile ja salvestistele ning kellele salvestis võidakse edastada. Juurdepääs jälgimissüsteemile on reaalajas hoone turvatöötajal. Salvestistele on juurdepääs hoone korrashoiu eest vastutaval teenistujal (majahooldaja). Salvestis võidakse edastada õiguskaitseorganitele nende nõudmisel, kindlustusjuhtumi korral kindlustusandjale ning andmesubjektile tema nõudmisel võimaluse korral, seejuures muudetakse kõik kolmandad isikud tuvastamatuks.

5.5 Mida tehakse selleks, et kaitsta jälgimissüsteemi abil kogutavaid andmeid. Sillamäe Linnavalitsus on piiranud isikute ringi, kellel on juurdepääs jälgimissüsteemile ja salvestistele. Salvestusseade asub eraldi ruumis lukustatud kapis. Kõik päringud ja salvestusandmete väljastamised registreeritakse ning andmete töötlemisel lähtutakse isikuandmete kaitse seadusest.